La planificación de eventos empresariales es una tarea que requiere organización, estrategia y coordinación detallada para garantizar el éxito de cualquier evento corporativo. Estos eventos pueden variar desde reuniones internas y capacitaciones, hasta grandes conferencias o lanzamientos de productos. Dada su importancia para la imagen y el desarrollo de la empresa, muchas organizaciones optan por contratar expertos en planificación de eventos para asegurar que todo salga según lo previsto.
En este artículo, exploraremos cómo se lleva a cabo la planificación de estos eventos y quiénes son los responsables de hacerlo en Perú.
¿Cómo planificar un evento corporativo?
La planificación de un evento corporativo implica varios pasos clave que aseguran su éxito. Aquí te compartimos los aspectos más importantes:
- Definir los objetivos del evento: Antes de comenzar con la planificación logística, es fundamental establecer cuál es el propósito del evento. Puede tratarse de mejorar la comunicación interna, fomentar el trabajo en equipo, o presentar un nuevo producto al mercado.
- Presupuesto: Establecer un presupuesto claro y realista es crucial. Se deben considerar gastos como el alquiler del lugar, catering, decoración, tecnología (audio y video), entre otros. Gestionar los costos adecuadamente garantizará que el evento se realice sin complicaciones financieras.
- Seleccionar la ubicación: Dependiendo del tamaño del evento, deberás elegir un espacio adecuado que cuente con todas las facilidades necesarias: acceso, capacidad, tecnología disponible y seguridad.
- Logística y coordinación: Aquí entra la organización del cronograma, la logística de transporte si es necesario, y la coordinación de proveedores, equipos de trabajo, y personal de soporte. Asegúrate de contar con un equipo que te ayude a gestionar todos los detalles.
- Promoción del evento: En eventos grandes o externos, es esencial la difusión y promoción del evento. Usa canales digitales como redes sociales, correos electrónicos, o marketing de contenidos para crear expectativa y asegurar una buena asistencia.
- Evaluación post-evento: Finalmente, es importante evaluar el éxito del evento. Esto se puede hacer a través de encuestas de satisfacción, métricas de asistencia o indicadores específicos que midan el retorno de inversión.
¿Qué se necesita para hacer un evento corporativo?
Para realizar un evento corporativo exitoso, necesitarás:
- Equipo de planificación: Contar con un equipo encargado de gestionar los detalles y coordinar las diferentes áreas involucradas en la organización del evento.
- Lugar adecuado: Como mencionamos antes, es crucial elegir un lugar que se adapte a las necesidades del evento, con espacio suficiente, buena ubicación y servicios adecuados.
- Tecnología y equipamiento: Asegúrate de contar con equipos audiovisuales, sistemas de sonido e iluminación de calidad. Dependiendo del evento, también podrías necesitar proyectores, pantallas LED, o equipos de videoconferencia.
- Catering: Los servicios de catering son importantes para garantizar una buena experiencia para los asistentes. Desde snacks hasta comidas completas, según la duración y tipo de evento.
- Material promocional y marketing: Si el evento es público o masivo, necesitarás material promocional como banners, folletos, o incluso merchandising con el logo de la empresa.
- Seguridad y permisos: Es importante gestionar los permisos y medidas de seguridad, especialmente en eventos grandes donde se espera una alta asistencia.
¿Quién realiza la planificación de eventos empresariales?
En Perú, la planificación de eventos empresariales puede ser realizada por:
- Empresas especializadas en organización de eventos: Estas empresas cuentan con experiencia en la organización de eventos corporativos y ofrecen servicios integrales, desde la logística hasta la ejecución final. Se encargan de todos los detalles, lo que permite a las empresas concentrarse en los objetivos del evento.
- Departamentos de Recursos Humanos o Comunicación: Muchas empresas tienen departamentos internos que se encargan de organizar eventos empresariales más pequeños o recurrentes, como capacitaciones o reuniones.
- Consultoras y freelancers: En algunos casos, las empresas optan por contratar a consultores independientes o freelancers especializados en la planificación de eventos. Esto es común en empresas más pequeñas que no requieren grandes eventos corporativos con frecuencia.
- Agencias de marketing: Algunas agencias de marketing también ofrecen servicios de organización de eventos corporativos como parte de sus servicios, especialmente cuando el objetivo es la promoción de productos o el fortalecimiento de la marca.
Listado de empresas de planificación de eventos empresariales:
A continuación, un listado de empresas especializadas en la planificación de eventos empresariales en Perú:
- Eventica Perú: Especializada en eventos corporativos, congresos y lanzamientos de productos. Ofrecen servicios integrales que incluyen desde la planificación hasta la ejecución final.
- Top Events: Con experiencia en la organización de eventos empresariales de gran escala, ofrecen soluciones personalizadas según las necesidades de la empresa.
- Creativos Eventos: Se especializan en eventos creativos y diferenciadores para empresas que buscan impresionar a sus clientes o empleados con ideas innovadoras.
- Expo Eventos Perú: Esta empresa está enfocada en la organización de ferias, exposiciones y eventos empresariales a gran escala. Cuentan con una amplia red de contactos y proveedores.
- Toldos para Eventos: Tu puerta de entrada a un evento deportivo único y excepcional.
Cada una de estas empresas puede ser una excelente opción para llevar a cabo tu evento empresarial, asegurando una ejecución profesional y sin contratiempos.
